De Witte Winkel
Vele bedrijven werken nog met DBFACT en zijn jaren op zoek naar een opvolger. Met Sage 100 en de Application Pack hebben ze de stap kunnen maken. De omvorming naar digitaal comfort.
Situatie
De Witte Winkel is al meer dan 60 jaar een vertrouwde, familiale zaak. Ze is gespecialiseerd in elektro materiaal van gekende merken zoals AEG, Miele, Bosch, Electrolux en Zanussi. Sinds jaren hebben ze een ijzersterke reputatie opgebouwd voor een snelle levering en professionele dienst na verkoop.
In de uitgebreide showroom zijn tientallen van deze toestellen te bekijken. Het team van De Witte Winkel is er fier op dat hun product kennis van een hoog niveau is, zodat ze hun klanten het juiste toestel kunnen aanbieden.
Naast elektro is er een uitgebreid gamma te verkrijgen aan kookbenodigdheden.
Uitgang
De elektro markt is in volle evolutie. Niet alleen de producten zien we evolueren: intelligente wasmachines, aan het internet gekoppelde koelkasten, geavanceerde ovens.
Als de laatste generatie van de familie beslist om ook in het bedrijf te stappen, is ook duidelijk dat vernieuwing, modernisering en digitalisering noodzakelijk zijn. Een plan wordt uitgewerkt om de fakkel van Christian en Carine stilaan door te geven aan Sven. Eén van de doelstelling door de jongere generatie is een nieuw elan te geven aan de modernisering, en een modern office programma hoort daarbij.
Tot 2022 werkt De Witte Winkel met het referentie-pakket DBFACT. Dit programma wordt door heel wat collega’s in deze sector gebruikt. Tijdens de zoektocht naar een nieuw programma, zijn tal van systemen de revue gepasseerd.
Na onderzoek wordt beslist voor Sage 100 met het DBFACT Application Pack van PCS. Vooral de totale kostprijs is daarbij van doorslaggevend belang. De gegevens kunnen naadloos uit DBFACT worden gehaald. Daardoor is de kost van de ‘overschakeling’ relatief klein. De werking is zeer gelijkaardig, wat zorgt voor een minimale opleidingstijd. Daarnaast is het een modern pakket dat standaard bij duizenden ondernemingen wordt gebruikt, wat de toekomst verzekert.
Actie
Eerst wordt de infrastructuur gemoderniseerd. Nieuwe beveiliging wordt aangebracht. De Microsoft 365 omgeving wordt geïntroduceerd. DBFACT wordt geoptimaliseerd voor verder gebruik. Sage 100 wordt ondertussen naast DBFACT geïnstalleerd, en eerste conversies worden uitgevoerd.
In een werkend concept worden de verschillende functies uitgetest. De start nadert. Opleidingen worden voorzien voor het commercieel beheer, de supersnelle kassa en de boekhouding. In oktober 2022 is de overschakeling. In één dag tijd is alles overgebracht. Aan de kassa vinden we naadloos alle historiek van de klanten terug, de voorraad.
Via Power BI vinden we de meest moderne dashboards terug, en hebben we permanent zicht op de evolutie van onze omzet, marge en verkochte aantallen.
Onze plannen stoppen daar niet mee. Telkens de markt evolueert, zullen we ook bijhorende aanpassingen uitvoeren, om de volgende stappen hierin te kunnen realiseren.
Besluit
Uw administratie moderniseren is een grote uitdaging. De juist tools én de juiste partner zijn hiervoor essentieel. Het feit dat PCS ook zelf de sector door en door kent, is een onmiskenbaar pluspunt.