Hoe PCS een Odoo-project aanpakt: van voorbereiding tot digitale versnelling
Een overstap naar Odoo is geen gewone softwaremigratie. Het is een strategische keuze om als organisatie te evolueren naar een moderne, geïntegreerde en efficiënte manier van werken. PCS begeleidt deze transitie stap voor stap, met één helder doel: een succesvolle overstap naar Odoo, gedragen door alle medewerkers.
🧱 Fase 1: De fundamenten leggen
Het traject start met het creëren van een dedicated Odoo-omgeving. Deze technische setup vormt de basis waarop het hele project gebouwd wordt. Zodra deze omgeving operationeel is, starten we met de analysefase.
🔍 Fase 2: Analyse en klad-conversie
Tijdens de analyse voeren we een eerste klad-conversie uit. Dit betekent dat we een deel van de bestaande data migreren naar Odoo, zodat de belangrijkste gebruikers de nieuwe omgeving kunnen testen en ervaren.
- ✅ Bedrijfsprocessen worden uitgetest
- ✅ Gebruikers geven feedback op werking en lay-outs
- ✅ Conversieroutines worden verfijnd
Deze testomgeving is cruciaal om realistisch te toetsen of Odoo de werking van de onderneming ondersteunt. Tegelijkertijd documenteren we de processen in Odoo’s Kennis-app, zodat er een helder overzicht ontstaat van de manier van werken.
We groeperen de verschillende werkruimten van Odoo—zoals Finance, Sales, Website, Supply Chain, HR, Marketing, Services en Productivity—om gestructureerd alle noden te analyseren. Extra aandacht gaat naar:
- 🎨 Lay-outs en visuele aanpassingen
- 📧 E-mailintegratie met Google of Microsoft
- 🔗 Koppelingen met externe tools
🔄 Fase 3: Definitieve conversie
Op basis van de feedback uit de analyse passen we de conversieroutines aan en voeren we een volledige conversie uit. Coaches en medewerkers controleren of alle gevraagde informatie correct is overgezet, zodat de opstart stressvrij kan verlopen.
🎓 Fase 4: Opleiding en adoptie
Afhankelijk van het aantal gebruikers worden gerichte opleidingen per departement voorzien. Hierbij ligt de nadruk op:
- 🧭 Praktische werking van Odoo
- 🔄 Vertaling van vertrouwde functies naar nieuwe processen
- 💡 Efficiënt werken in een moderne omgeving
We erkennen dat Odoo anders werkt dan traditionele systemen. Sommige gebruikers zijn al tientallen jaren vertrouwd met een oud systeem, en voor hen is de verandering geen evidentie. Daarom besteden we extra aandacht aan begeleiding en ondersteuning.
🚦 Fase 5: Opstart en begeleiding
Enkele dagen vóór de opstart voeren we de laatste conversies uit en zetten we alles klaar voor “D-day”. Op de dag van de overstap zijn er PCS-specialisten ter plaatse of beschikbaar, om onmiddellijk bij te staan waar nodig.
- 🛠️ Laatste checks en validaties
- 🤝 On-site of remote ondersteuning
- 💬 Directe hulp bij vragen of problemen
Deze aanwezigheid geeft vertrouwen en zorgt ervoor dat de overgang vlot en gecontroleerd verloopt.
⚡ Fase 6: Digitale versnelling
Eens de opstart achter de rug is en Odoo vlot draait, begint de echte digitale versnelling. Odoo biedt niet alleen een moderne ERP-omgeving, maar ook de mogelijkheid om bedrijfsprocessen te integreren, structureren en automatiseren.
Onze digitale experten staan klaar om:
- 📊 Drie keer per jaar een analyse te maken van de stand van zaken
- 💡 Concrete voorstellen te doen voor verdere digitalisering
- 🧩 Nieuwe functies en optimalisaties te introduceren
Dit is geen verplichting, maar een sterk aanbevolen traject om als organisatie efficiënter, wendbaarder en kostenbewuster te werken.
🔄 Updates en evolutie
PCS raadt aan om maximaal om de twee jaar een update van Odoo uit te voeren. Elke nieuwe versie bevat tal van verbeteringen en nieuwe functies die het werken met het systeem vergemakkelijken.
- 🚀 Nieuwe tools en automatisaties
- 🔐 Verbeterde beveiliging en stabiliteit
- 📈 Hogere efficiëntie en lagere operationele kosten
🌟 Resultaat: een toekomstgerichte organisatie
Dankzij deze gestructureerde aanpak zorgt PCS ervoor dat de overstap naar Odoo niet alleen technisch correct verloopt, maar ook gedragen wordt door de hele organisatie. Met heldere documentatie, realistische tests, gerichte opleidingen en continue begeleiding wordt Odoo een krachtige motor voor groei, innovatie en digitale transformatie.
