Opleiding

Dossier Modèles

Wanneer de modellen klaar zijn voor het afdrukken van facturen, bestelbonnen, leverbonnen,… binnen Sage moeten deze worden toegevoegd in TAI.

Dit kan op de volgende manier:

Sluit de TAI Client door rechts te klikken op het icoontje en dan op quitter te klikken (zie afbeelding).

Nu zal de TAI printer een model aanmaken die kan gebruikt worden in plaats van de nodige procedures uit te voeren.

Kies een document dat moet afgedrukt worden, bijvoorbeeld een factuur. Selecteer bij afdrukken het geschikte model en klik op openen.

Selecteer nu de TAI printer en klik op OK, het model wordt nu aangemaakt en niet de procedure omdat de client is uitgeschakeld. (Annuleer nu het document bij de printer)

Het model is te vinden in de volgende map:

c:\gebruikers\user1\appdata\local\TAI

Wanneer dit niet gevonden wordt kan men zoeken naar de extensie “emf”

Kopieer nu de twee bestanden die te vinden zijn  in deze map naar de map:

C:\Compagnon TAI\Modèles en geef deze dezelfde naam zoals de modelnaam van Sage.

Nu kan je dit model gebruiken in de procedures.

Procédures

Het uitvoeren van bepaalde taken zoals het elektronisch versturen van een factuur of het aanmaken van een PDF naar een bepaalde mappenstructuur kan via een procedure. Elke procedure die actief staat wordt uitgevoerd wanneer men en Sage het document afprint met de TAI printer (nu moet de Client wel actief staan).

Het aanmaken van een procedure wordt op de volgende manier gedaan:

Klik op Créer (nieuw) om een nieuwe procedure aan te maken

Geef de procedure een naam en kies het model die nodig is.

Maak nu de variabelen aan die nodig zijn voor het document, bijvoorbeeld: documentdatum, factuurnummer,…
Dit kan door op het tabblad variables te klikken, klik dan op Ajouter. Nu wordt een pop-up scherm getoond en kies welke soort variabele er aangemaakt moet worden. Geef deze een naam en klik op Valider (We kiezen voor de soort Textes de l’impression).

Het model wordt nu geopend om een identificatie en een selectie te bepalen voor de variabele. Selecteer nu een identificatie op het document door net naast de tekst te klikken en zo een rechthoek te vormen die de volledige tekst omringd. Er wordt een pop-up scherm getoond. Klik telkens op Suite tot je in het laatste scherm terecht komt. Nu kan je kiezen of het een identificatie is of een selectie. Kies eerst voor identificatie door op Une zone d’identification te klikken.

Doe nu hetzelfde voor de selectie, maar klik nu op Une zonde de sélection. Deze selectie zal gebruikt worden door bijvoorbeeld de naam van het document te maken.

Klik nu op het tabblad Conditions de rupture, hier selecteer je de variabele die de procedure afbreekt wanneer er geen waarde gevonden is, bijvoorbeeld wanneer het documentnummer leeg is mag deze procedure niet worden uitgevoerd omdat dit gebruikt voor de naam van het document.

Dit doe je op volgende manier: selecteer uit de dropdownlijst de variabele en klik op Ajouter.

Klik nu op het tabblad Conditions d’execution, hier selecteer je de variabele waaraan de waarde moet voldoen om de procedure te laten uitvoeren. Bijvoorbeeld het factuurnummer moet beginnen met FA.

Het aanmaken van een condition d’execution doe je op volgende manier: kies rechts op Ajouter, een pop-up wordt geopend, bij Variable kiest men de variabele die zal gebruikt worden, bij Opérateur wordt de soort voorwaarde gekozen en bij Valeur(s) kiest men aan wat de voorwaarde moet voldoen bijvoorbeeld beginnen met FA. Klik bij Valeur(s) op Ajouter om dit toe te voegen en daarna op Valider om deze conditions d’execution toe te voegen.

Klik nu op het tabblad Actions, hier bepaald men wat er moet uitgevoerd worden wanneer het document voldoet aan de voorwaarden. Klik op Ajouter, er wordt een pop-up geopend waar je een actie kan kiezen bijvoorbeeld een PDF aanmaken of een e-mail verzenden, … Kies voor Générer un document PDF om een pdf aan te maken bij het printen naar een bepaalde mapstructuur en klik op Valider. Een nieuwe pop-up wordt geopend waarin je alles kan definiëren.

Vul een titel in bij het tabblad Description.

Vul het pad in waar het document moet worden opgeslagen bij het tabblad Enregistrement. Men kan een variabele gebruiken door de variabele mee op te nemen in het pad en deze tussen accolades te plaatsen bijvoorbeeld {Dit is een variabele}. Wanneer je bijvoorbeeld het jaar wil opvragen van een datum kan je het volgende typen {Dit is een variabele}yyyy zo verkrijg je het jaar in het formaat yyyy. Voor de maand typ je MM erna in plaats van yyyy. Klik nu op Valider en de actie wordt toegevoegd.

Kies de naam van de mail server door een nieuwe of al bestaande te kiezen.

Na het vailderen kies je voor Selectionner om de juiste lmailserver te kiezen.

De naam van de mailserver wordt ingevuld, geef nu ook de naam op van de verzender bij Expéditeur. Dit is dezelfde naam als deze waarmee de mailserver is geconfigureerd. Vul bij Destinataire(s) de ontvanger(s) in, dit kan met een variabele zoals in het PDF voorbeeld {Dit is een e-mail variabele}.

Vul in het tabblad Message het onderwerp (Objet) en de inhoud in, vink ook onderaan aan dat er een HTML formaat mag gekozen worden voor extra inhoud zoals de automatisch handtekening indien dit het geval is.

Voeg de documenten toe in het tabblad Fichiers joints die men wil verzenden in de bijlage. Dit pad neem je hetzelfde als waar je de PDF opslaat, zo zal het aangemaakte document gekozen worden en doorgemaild worden naar de klant. Er kunnen meerdere documenten worden toegevoegd zoals bijvoorbeeld de verkoopsvoorwaarden.

Klik nu op Valider, de tweede actie wordt toegevoegd. Men kan dit nu ook testen door op Tester te klikken net zoals bij het testen van de PDF, nu wordt zowel de pdf als de e-mail getest.

Klik nu op Valider om deze procedure op te slaan, zolang je niet op valider hebt geklikt wordt deze procedure niet bewaard.

Nu is de nieuwe procedure aangemaakt en kan men deze terug vinden onder het menu Procédures.

Door op de procedure te dubbel klikken of op het icoontje Modifier te klikken kan je de procedure aanpassen. De procedure kan hier ook al dan niet op actief geplaatst worden.

Wanneer er in Sage een factuur wordt afgeprint met de TAI printer zal deze procedures worden uitgevoerd. Let er wel op dat de client moet gestart zijn door op het icoontje TAI Client te klikken op het bureaublad of in de windows verkenner, de client is gestart als je volgend icoontje ziet, zie afbeelding.