Bij het openen van de kassa op de datum van vandaag, wordt de keuze gemaakt welke kassa moet worden geopend. De toewijzing van de kassier zorgt voor correcte details bij kasverrichtingen. Iedere kassier heeft zijn/haar eigen wachtwoord zodat de registraties op de correcte kassier worden geregistreerd. Er kan een startbedrag worden ingegeven wat een extra controle kan zijn op de kassa. Iedere verrichting kan de kassier worden aangepast zodat de kasverrichtingen kunnen worden gekoppeld aan een kassier.
De kasregistraties kunnen zowel met scanningsysteem gebruikt worden, als met de manuele zoekfunctie. De betalingswijzen worden in de parameters aangemaakt zoals de klant het wil, en worden boekhoudkundig aan de juiste journaalposten gekoppeld. Naast de verschillende betalingswijzen kunnen kasverkopen ook in wacht worden gezet om later weer opgevraagd te kunnen worden. De knoppen van het kassasysteem kunnen worden aangepast aan de gebruikers om dit zo gebruiksvriendelijk te gebruiken.
In de filmpjes zijn verschillende betalingswijzen uitgewerkt:
– Cashbetaling
– Meerdere betalingsvormen
Verkoopdocumenten die in het commercieel beheer kunnen opgesteld worden, kunnen ook rechtstreeks in de kassa aangemaakt worden (bestelbon, factuur,…). Voorschotten kunnen op deze verkoopdocumenten ingegeven worden om de commerciële flow op die manier optimaal te kunnen gebruiken.
Om de kassa te controleren en te beheren, is een overzicht nodig welke verrichtingen er zijn uitgevoerd in de kassa’s. Het kan een extra controle zijn om te zien welk startbedrag werd ingegeven, hoeveel geld er naar de bank wordt gebracht op het einde van de dag of de betalingswijzen van de kastickets te controleren.
Bij de kascontrole zal men per kassa controleren of de volledige kassa klopt. Naast de check of het cash geld klopt met de fysieke kas, is er ook een check per betalingswijze. Er kan gecontroleerd worden ‘naargelang globale waarden’ of ‘per betalingswijze’. Bij de keuze ‘per betalingswijze’ kan bij iedere betalingswijze gecontroleerd worden of deze klopt met wat men effectief heeft gekregen als betaling. Bij een verschil kan de fout gezocht worden of worden rechtgetrokken door een regularisatiebeweging.
Naast de kasverrichtingen zijn er ook kasbewegingen die worden uitgevoerd indien er geld wordt opgenomen in de kas of uit de kas wordt gehaald (vb. transfer naar bank). Bij iedere opname of uitgave wordt een ‘commentaar’ gevraagd wat de reden is dat deze beweging plaatsvindt. In het beheer van de kassa’s zal in het overzicht deze commentaar het bedrag worden gevisualiseerd.
Bij het afsluiten van de kassa worden alle kasverrichtingen gearchiveerd. Hierdoor zullen de bewegingen in het beheer van de kassa’s, worden verplaatst naar de ‘gearchiveerde tickets’. De kastickets worden omgevormd naar facturen die in de boekhouding worden geboekt. Na deze stap, volgt de doorboeking van de kassa.
Na de afsluiting van de kassa kan worden doorgeboekt naar de boekhouding. Eerst zullen de verkoopfacturen worden doorgeboekt, daarna de betalingen van de verkopen. De betalingen van verkopen zijn de betalingen die werden uitgevoerd op de verkoopsdocumenten (vb. voorschotten op bestelbonnen/facturen/…).