Automatische verwerking van afdrukken (TAI)

Wat is TAI?

[pdf-embedder url=”https://www.pcsknokke.be/wp-content/uploads/2017/09/plaquette-TAI-2015-NL.pdf” title=”plaquette TAI 2015 NL”]

 

Wat is nodig?

• U werkt met Sage 100
• U heeft heel wat documenten af te drukken, liefst automatisch
• U wenst uw afdrukken te archiveren in PDF’s

Hoe werkt het?

Bij iedere afdruk uit Sage 100, kunt u de TAI printer kiezen. Vanaf dan wordt de informatie van de afdruk aan TAI bezorgd, dat op basis van deze info, beslist wat er mee moet gedaan worden.

Een voorbeeld:

Bij de aanmaak van een bestelbon klant, wenst u in één beweging

• Automatisch een PDF te maken in een archiefmap
• Tegelijkertijd een bevestiging te sturen naar de klant (meer bepaald de contractpersoon van de klant, via zijn e-mail adres). Bovendien wordt bij deze e-mail bevestiging gekeken naar de taal van de klant en worden automatisch de verkoopvoorwaarden als bijkomend document meegestuurd.
• Tegelijkertijd wenst u een kopie te bezorgen aan de vertegenwoordiger van de klant

U wenst een offerte te sturen naar de klant

• De e-mail wordt naar de klant gestuurd met de offerte, de verkoopvoorwaarden worden toegevoegd. De extra documenten worden eveneens meegestuurd in dezelfde e-mail naar de klant toe.
• De offerte wordt ook in een map bewaard als archief van de offertes (dat kan zelfs automatisch een mappenstructuur per klant zijn)

Een klant wilt wekelijks een lijst verkrijgen van de artikelen nog in backorder.

• U definieert de SQL query met de bevraging
• Maakt daarvoor een Crystal Reports rapport
• Stelt in welke klant(en) automatisch deze e-mail moeten ontvangen.

U wenst klanten ook met sms’jes te verwittigen

• Ook deze functionaliteit is voorzien in TAI !

Wat is een model?

Een model in TAI is een definitie van de afdrukwensen. In theorie kan je één model gebruiken, bv. voor de verkoopdocumenten. In de praktijk zal men veelal verschillende modellen gebruiken per type document.  Zo wordt een andere verwerking verwacht voor een prijsofferte ten opzichte van bv. een bestelling of factuur.

Eens een model gekozen, leggen we de verwerkingswijze in TAI vast. Dit heet in TAI de ‘procedure’.

Per procedure definiëren we:

• Variabelen: (de waarden die je moet gebruiken om keuzes te maken, bv. type document, bv. naam klant, bv. e-mail adres, bv. leveringsmodaliteiten, bv. document datum)
• Voorwaarde: onder welke voorwaarden wordt deze verwerking toegepast. Bv. indien u
• Actie: als de procedure uitgevoerd mag worden, wordt hier bepaald wat met het document moet gebeuren. Zo kan je hier instellen
  • Maak een PDF aan en bewaar deze in een map. De naam van het bestand kun je automatisch laten bepalen, alsook de map waarin het document bewaard wordt. Daarvoor worden de variabelen gebruikt.
  • Kies het e-mailadres (eerst zien bij het e-mail adres van een contactpersoon of van de klant), en stuur de PDF met bijhorende tekst automatisch naar het e-mail adres als bevestiging
  • Kies het e-mail adres van de vertegenwoordiger, en stuur het document ook naar hem.
  • Print het document af naar een bepaalde vooraf gedefinieerde printer
• Aan/uitschakelen: je kunt een procedure eventueel uitschakelen, volledig voor definiëren, en daarna aanschakelen, eens in gebruik genomen.

Voorbeeld van een print opstelling

Sommige verkoopsdocumenten moeten via e-invoices verstuurd worden en daarna opgeslagen worden in een bepaalde mappenstructuur. We maken een procedure en bepalen alle variabelen die nodig zijn, documentnummer, documentdatum, factuurnummer, contactpersoon, elektronisch versturen, … Deze gegevens worden uit het document gehaald. Via de variabele “elektronisch versturen” kunnen we bepalen of het document elektronisch verstuurd moet worden en sturen we dit naar het e-mail adres die we vinden in de variabele contactpersoon. Er wordt ook een PDF aangemaakt die in een mappenstructuur bewaard wordt, bijvoorbeeld: N:/Verkoopdocumenten/Factuur/Jaar/Maand/Documentnummer.pdf. Het jaar en de maand worden uit de variabele documentdatum gehaald, en de naam van de PDF wordt via de variabele documentnummer bepaald. Zo wordt dus de mappenstructuur en de naam van het document bepaald door de gegevens die op het document staan.