Doelstelling
In de zoektocht hoe we het iLabo concept nog kunnen verbeteren, hebben we een automatische integratie gerealiseerd tussen het lokale DBFACT dossier en de werking van de iLabo centrale. Zo worden heel wat administratieve taken geautomatiseerd, en kan de iLabo medewerker bij de leden zich helemaal concentreren op de beste service voor de klant
Voorwaarden
U gebruikt DBFACT in een laatste versie (2.74 en hoger)
Uw dossier is goed getest op een correcte database (geen fouten in artikels of relaties etc.)
Uw parameters staan correct ingesteld qua werking voor een optimaal aankoopbeheer (al dan niet met de module uitgebreid aankoopbeheer)
U bent enigszins vertrouwd met de artikelimportwizard (maar dit is niet noodzakelijk)
Uw netwerk is beveiligd maar laat toe om een Secured FTP verbinding te maken naar de server van iLabo
Wat hebben we nodig?
- U heeft in uw DBFACT dossier een relatie (leverancier) die heet Xentrographics of iLabo.
- U kent uw klantennummer (partnernummer) bij de iLabo centrale (deze nummer begint met IL …..)
- U kent uw iLabo FTP username
- U kent uw iLabo FTP password
Deze laatste zijn te verkrijgen via Peter Van de manacker (peter@ilabo.be)
iLabo communicatie in DBFACT geïntegreerd
Volgende menu wordt als ‘script’ in DBFACT ingesteld. Bij klikken op de knop, wordt automatisch dit menu getoond
Inlezen stock en prijzen
Met deze functie wordt de artikel catalogus van iLabo opgevraagd. Daarna worden alle artikelen vergeleken met de aankoopinformatie van de artikelen binnen DBFACT. Automatisch worden de nieuwste aankoopprijzen en de beschikbare voorraad bij de leveranciersinformatie toegevoegd.
Tip: zorg best dat alle referenties van iLabo netjes ingevuld zijn. Deze beginnen allemaal met ‘675’, gevolgd door nog een aantal cijfers. Indien er nog oude referenties zijn, zal dit script zelfs proberen deze allemaal om te vormen. Dit zal echter niet altijd mogelijk zijn. Deze functie is zeer handig om te weten of artikelen beschikbaar zijn bij de centrale.
Rapporteer voorraad
Met deze functie stuurt u de stock situatie naar de centrale door. Het bestand wordt op de server gezet van de centrale, met verwijzing naar het lid. Deze functie is vooral belangrijk voor de stockrapportage en ook stock protectie.
Inlezen stockadvies (min/nom)
Om optimale service te kunnen verlenen, wordt vanuit de centrale een aankoopadvies gelanceerd. Per artikel wordt bijgehouden wat het bestelpeil is (minimum stock), en de maximum voorraad (nominaal). Vanaf dat de voorraad beneden het minimum peil zakt, wordt het artikel voorgesteld om te bestellen bij de centrale.
Versturen van de bestelbon leverancier naar iLabo
U heeft een bestelbon leverancier voor iLabo ingegeven. Liefst heeft u daarbij gebruik gemaakt van de knop ‘artikelen inlezen’, waarbij automatisch volgens de voorraad de gewenste bestelling wordt voorgesteld en op de bestelbon ingelezen.
In plaats van de bestelling op het web platform van iLabo in te moeten geven (opnieuw dus), stuurt u de bestelling onmiddellijk door. Deze wordt op het platform van de iLabo centrale afgelegd, en daarna krijgt u via e-mail een bevestiging dat deze ontvangen is.
Tip: er bestaat ook de mogelijkheid om automatisch bij het bewaren van de bestelbon leverancier (van iLabo) deze bestelbon door te sturen. Deze methode gaat uiteraard nog sneller.
Import artikelen
Het artikelbestand van iLabo wordt gechecked, en met de artikelimportwizard automatisch geïmporteerd. Daarvoor dient de template ‘ILABO’ te bestaan. Dit is de template die gebruikt wordt om volautomatisch artikelen aan te maken of te wijzigen, prijzen aan te passen, omschrijvigen, artikelstatus etc.
Parameters
Een aantal gegevens moeten ingegeven worden, opdat de iLabo communicatie verzorgd kan worden. De boven genoemde parameters geeft u bijna allemaal hier in, behalve het iLabo klantennummer (partnernummer). Dit geeft u op de relatie-fiche zelf in op het tab ‘leverancier’ bij klantennummer.
Help
Via deze functie wordt de helpfile met de functiebeschrijving automatisch weergegeven.