Klanten
In DBFACT zitten zowel de klanten, leveranciers als werknemers in één en hetzelfde relatie-bestand. Dit heeft tal van voordelen, maar voor het afschermen van informatie is dit een nadeel gebleken. In Sage 100 worden klanten en leveranciers daarom uitgesplitst.
Pro-Tip: veeg zo veel mogelijk boekjaren uit. Met speciale scripts (vraag na bij uw Sage partner) kunt u deze oude relaties verwijderen. Dat zorgt er voor dat u deze niet meer over moet brengen naar Sage 100.
Aangezien klanten en leveranciers moeten gesplitst worden voor Sage 100, worden volgende criteria gebruikt in de splitsing:
Voor klanten worden alle relaties overgebracht :
- minstens één keer gebruikt zijn op een prijsofferte, bestelbon klant, servicerapport, kasverkoop, leveringsbon, consignatiebon, verkoopfactuur of creditnota
- of vermeld staan op een helpdesk case of een actie
- creatiedatum binnen de laatste 3 jaar (maar bv. nog geen document hebben, bij voorbeeld potentiële relaties zonder documenten)
- klanten met status ‘historiek’, maar die de laatste 3 jaar toch verkoopstransacties hebben gehad
| Sage 100 | DBFACT | Opmerking |
| Identificatie | ||
| Nummer (derdenrekening) | Relatie nummer | De relatie nummer uit DBFACT wordt overgezet naar Sage 100 als een vaste aantal cijfers. 346 wordt dan 00346, 12798 blijft dan 12798.
Tip: na de conversie stelt u best in dat nieuwe klanten automatisch een hoger nummer krijgen. |
| Benaming | Relatie naam | Is maximaal 35 karakters lang. De langere namen uit DBFACT worden aldus ‘afgekapt’ naar 35 tekens. |
| Afkorting | De eerst karakters van de naam in hoofdletters | De eerste tekens uit de benaming worden hier overgenomen. Dit veld wordt gebruikt om klanten in een andere volgorde over te brengen. Zo zal men bij ‘garage janssens’ hier alleen ‘JANSSENS’ willen invullen.
Deze functionaliteit was niet voorhanden in DBFACT. |
| Hoedanigheid | Titel -> omschrijving | In DBFACT wordt gewerkt met een ‘code’ voor de titel – deze aanspreking wordt overgenomen.
Indien de titel leeg is, blijft de hoedanigheid bij conversie ook leeg. |
| Collectieve rekening | 400000 | In DBFACT is daar geen keuze. Altijd dezelfde rekening wordt er gebruikt. |
| Gesprekspartner | Contact | De contactpersoon op de klantenfiche in DBFACT wordt overgenomen. |
| Commentaar | Opmerking | Maximaal 35 tekens |
| Gegevens | ||
| Adres | Adres | Maximaal 35 tekens |
| Aanvulling | Tweede adreslijn | Maximaal 35 tekens |
| Postcode | Postcode | In de postcode laten we de B- vallen, en houden we uitsluitend de 4 letters over van de postcode |
| Stad | Stad | |
| Regio | ||
| Land | uit landcode of als leeg, automatisch België | Dit is een lijstje dat automatisch ingevuld wordt bij creatie van de klantenfiche |
| Telecommunicatie | ||
| Telefoon | Telefoon 1 van de relatie-fiche | Indien de andere telefoonnumers ook gebruikt |
| Fax | Fax van relatie-fiche | |
| E-mail op relatie-fiche | Bij conversie wordt gechecked of het over een echt e-mail adres is (qua vormgeving). Indien niet, dan wordt het e-mail adres niet overgenomen. | |
| website | Website | |
| registratienummer | ||
| NACE code | De sectoren binnen DBFACT komen hiermee overeen, maar bevatten niet standaard de NACE codes. Contacteer uw Sage partner om indien nodig hier bijkomende conversies te voorzien. | |
| KBO-nummer | Het ondernemingsnummer uit DBFACT wordt hierin overgenomen. De nummer zonder ‘BE’ ervoor, en alle cijfers aan mekaar.
Buitenlandse BTW nummers worden hier niét overgenomen. Allen Belgische. |
KBO = kruispuntenbank. Het ondernemingsnummer wordt ingevuld voor alle Belgische BTW-klanten. Formaat = alle tien de cijfers achter mekaar. |
| Identificatie BTW | Alle BELGISCHE btw-nummers die een vinkje ‘btw plichtig’ hebben. én alle andere buitenlandse BTW-nummers | Alle klanten die btw-plichtig zijn, zowel binnen – and buitenland komen hierin te staan. BTW-nummer |
| Contacten | zie aparte beschrijving conversie contactpersonen | |
| Tarief | ||
| Aankoopcentrale | – | Er bestaat hier geen equivalent voor in DBFACT. |
| Vertegenwoordiger | Vertegenwoordiger | De vertegenwoordiger is in Sage 100 apart geconverteerd. Indien op de relatiefiche van DBFACT ook een vertegenwoordiger staat, wordt deze hier overgebracht. |
| Tariefcategorie | Soort Prijs / Extra Prijs | Indien een extra prijs wordt gekozen (R_XPRIJS?), wordt hier die tariefcategorie gekozen.
Indien niet, dan wordt automatisch de keuze gemaakt uit de soort prijs. (R_SPRIJS) |
| Korting | ||
| Kortingspercentage | Standaard kortingspercentage | |
| Disconto % | Een financiële korting welke contractueel aan de klant wordt toegestaan wegens vervroegde betaling | |
| Prct Overz. | Maandelijkse of trimesteriële korting, al naargelang uw keuze), | |
| Prct P.R.E.J. | Eindejaarskorting | |
| Korting per familie | Dit maakt deel van een aparte conversiestap | |
| Bijzondere tarieven | Dit maakt deel van een aparte conversiestap | |
| Leveringen | zie leveringsadressen | |
| Banken | In DBFACT kan je één bankrekening ingeven. Deze rekening wordt overgebracht. Ofwel is het een SWIFT rekening ofwel een IBAN. | |
| Vrije velden | ||
| Vrije informatie | ||
| Statistische velden | ||
| Relatiecode | Relatiecode | Een lijstje wordt opgebouwd, als statisch veld om het veld relatiecode uit DBFACT over te brengen |
| Bijgevoegde documenten | De documenten die aan een relatiefiche gekoppeld zijn (rechtstreeks) | |
| Kredietwaardigheid | Kredietlimiet | |
| Kredietverzekering | Nummer factoring | |
| Agenda | ||
| Instellingen – betalingsvoorwaarden | ||
| Derde betaler | niet van toepasing in DBFACT. Je kunt in DBFACT wel een factuuradres instellen, maar dit is niet hetzelfde. | |
| Betalingsvoorwaarden | zie betalingsvoorwaarden | in Sage 100 werkt men met betalingsmodellen. Deze modellen laten toe om een deel van het bedrag op een bepaalde manier te betalen, en de rest van het bedrag op een andere datum.
De betalingsvoorwaarden worden uit DBFACT omgezet naar Sage 100. Zie daarvoor de aparte beschrijving. |
| Instellingen – verwerkingsopties | ||
| Ingave van document | ||
| Depot | ||
| Valuta | ||
| Periodiciteit | ||
| Shortcut | ||
| EDI-Code | In DBFACT kun je op relatie-niveau een GLN nummer ingeven. Dit wordt naar hier overgebracht. | EDI communicatie gebruikt intensief EAN13 codes per adres. Deze code wordt hier ingegeven |
| ZaakCode | Standaard Project – in DBFACT niet voorhanden | |
| Taal | ||
| Voorrang Levering | ||
| Transporttijd | ||
| Eén factuur per leveringsbon | ||
| Gedeeltelijke levering toestaan | ||
| In slaapstand plaatsen | ||
| Sluitingsperiode begin – einde | ||
| Boekhouding | De boekhouding categorie wordt beschouwd als de bepaling of BTW nationaal / intracommunautair of internationaal is. | |
| Instellingen – Sage eInvoice | In DBFACT is dergelijke integratie niet voorzien. Gegevens kunnen daarom niet overgezet worden. | |
| Instellingen – Afdrukopties | ||
| Aantal facturen | Aantal facturen | |
| Default modellen | In DBFACT kan je iets gelijkaardigs doen met persoonlijke lay-outs. Aangezien dit weinig gebruikt werd en bovendien op diverse manieren geïnterpreteerd, kan men dit niet ‘zomaar’ overbrengen.
Contacteer uw Sage partner voor verduidelijking en eventuele bijkomende conversie. |
|
| Beperkt in lengte 35 tekens | ||
| 35 tekens maximaal | ||
| Maximaal 8 tekens lang
Land is een drop-down keuzelijst |
||
| Plaats | Tab Identificatie – Gegevens – Stad | |
| Contactpersoon | Tab Identificatie – Identificatie – Gesprekspartner | |
| Tel 1 | Tab Identificatie – Telecom – Telefoon | |
| Tel 2 | ||
| Tel 3 | ||
| Fax | Tab Identificatie – Telecom – Fax | |
| Opmerking | Tab Identificatie – Identificatie – Commentaar | |
| Vertegenwoordiger | De vertegenwoordigers kunnen best eerst geconvereteerd worden. Daardoor kunnen deze hier alvast aan gekoppeld worden. | |
| Sector | – | In Sage 100 wordt de NACE code gebruikt voor het aanduiden van de sector. Deze kan dus niet uit DBFACT overgezet worden |
| Activiteit | – | |
| Tab Identificatie – Telecom – email | ||
| Status | Tab Instellingen – Verwerkingsopties – In slaapstand plaatsen:
standaard uitgevinkt (normaal etc) aangevinkt voor status = historiek |
Kan in DBFACT verschillende vormen aannemen, maar wordt nagenoeg uitsluitend gebruikt voor de ‘historiek’ klanten. Dit komt overeen met de ‘slaapstand’ van Sage 100 |
| Taal | Tab Instellingen – Verwerkingsopties – Taal :
N = ‘Geen taal’ F = ‘Taal 1’ <andere> = ‘Taal 2’ |
In Sage 100 wordt normaal géén taal ingesteld. Dit betekent dat de andere talen de ‘extra talen’ inhouden. Als een DBFACT dossier in ‘N'(Nederlands) staat, dan wordt voor N ‘geen taal’ gekozen, de extra 2 mogelijke talen worden dan vastgelegd |
| Titel(code) | Tab Identificatie – Identificatie – Hoedanigheid : opgelet, gelieve de ‘omschrijving’ uit de titels te halen en hier als tekst in te plaatsen | De hoedanigheid in Sage 100 is een tekst veld. De omschrijving van de titel moet daarom overgenomen worden uit DBFACT. |
| Relatiecode | Tab Vrije Velden – Vrije informatie: er wordt een vrij veld aangemaakt waar de code in overgenomen wordt | |
| Ondernemingsnummer | Tab Identificatie – Identificatienummer BTW | Dit is nog anders dan het KBO nummer |
| BTW plichtig | Indien BTW-plichtig wordt het BTW-nummer ingevuld in zowel het KBO nummer als het BTW nummer.
Indien NIET BTW-^lichtig wordt het BTW-nummer overgenomen in alleen het KBO nummer (en niét de BTW identificatie) |
|
| IBAN nummer | Tab Banken – Bankrekeningnummer toevoegen. Bank naam = de bankrekeningnummer zelf | |
| BIC | wordt bij dezelfde bank toegevoegd | |
| Divisie | Optioneel als vrij veld (maatwerk) door te sturen | |
| Geboortedatum | – | |
| Datum creatie | – | |
| ** Klant ** | ||
| Guid | – | |
| Alternatief nummer | – | |
| Betalingsvoorwaarde | Tab Instellingen – Betalingsvoorwaarden (model) | |
| Kredietlimiet | Tab Kredietwaardigheid – Toegestane limiet | |
| Factoring nummer | Tab Kredietwaardigheid -Kredietverzekering | |
| BTW Soort | Tab Instellingen – Verwerkingsopties – Boekhoudkundige categorie
|
Deze lijst kan ook aangepast worden in Sage 100, bv. voor gebruikers met medecontractant.
Locatie: ? |
| Factuurtekst | Er worden aparte lay-out modellen gebruikt om specifieke lay-outs te gebruiken voor bepaalde klanten | In de praktijk wordt deze functionaliteit nagenoeg uitsluitend gebruikt voor klanten als gemeentebesturen, of openbare besturen, voor de vermelding ‘voor waar en echt verklaard voor de som van’. |
| Aantal facturen | Tab Instellingen – Afdrukopties – Aantal facturen | |
| Soort prijs | Tab Tarief – Tariefcategorie | Deze zijn op voorhand aangemaakt, volgens het geen in het Sage 100 dossier van toepassing is. Meestal zijn dat heel wat minder categoriën dan in DBFACT gedefiniëerd. |
| Interessecodes | – | |
| Bij collectief factureren | Tab Instellingen – Verwerkingsopties – :
één factuur per leveringsbon opmaken |
Alleen deze optie bestaat, maar dit is wel de belangrijkste. Immers voor meer en meer EDI omgevingen moet deze overeenkomst gegarandeerd worden. |
| Standaard transportwijze | Tab Leveringen: bij het ‘default’ leveringsadres wordt de transportwijze ingevuld | In Sage 100 wordt bij creatie van de klant, automatisch het leveringsadres aangemaakt. Er is m.a.w. altijd automatisch een leveringsadres voor een klant. In dit leveringsadres vermeld men de ‘verzendingsvoorwaarde’
Deze lijst kan aangemaakt worden via parameters: |
| Route | – | |
| Regionummer | – | |
| Verwittigingsgedrag | – | |
| Elektronisch factureren | – | |
| ** Leverancier ** | ||
| Klantnummer leverancier | Tab Instellingen – Sage Invoice – EDI-code andere | |
| Betalingsvoorwaarde | Tab instellingen – betalingsvoorwaarden – Model toepassen dat gekozen is | |
| Default BTW IC | – | |
| Default status inkomende factuur | – | |
| Grootboekrekening | – | |
| Levertijd bewaking | – | |
| ** Memo ** | ||
| Memo | Tab Vrije Velden – Bijgevoegde documenten – document toevoegen | Voor iedere klant maken we in de map van Sage een bestand Memo_<klantnr>.txt aan. Dit koppelen we bij de documenten. Als benaming (de derde kolom) geven we ‘Memo klant’ in. |
| ** Adressen ** | ||
| zie verder | ||
| ** Contact ** | ||
| ** Extra ** | ||
| Website | Tab Identificatie – Telecom – website | |
| Website info | – | |
| Toegangsbeheer | – | |
| Paswoord | – | |
| Sluitingsdag en uur | ||
| Statistiek | – | |
| Blokkeren | Tab Krediet – klant blokkeren | |
| Mailing | – | |
| Geen fost Plus | – | |
| Geen Milieuheffing | – | |
| Milieuheffing in % (toepassen ) | – | |
| Credits | – | |
| Verlaagde btw-voet | – | |
| Verminderde btw-voet | – | |
| Onda-ivk | – | |
| Domiciliëringsnummer (+ mandaat) | – | |
| ** Extra 2 ** | ||
| Soort herinnering | – | |
| E-mail bevestiging | – | |
| SMS – bevestiging | – | |
| Afstand in KM | – | |
| Duur route | – | |
| Prioriteit relatie | – | |
| Graydon – datum laatste opvraging | – | |
| Graydon – Rating | – | |
| Graydon – Opmerking | – | |
| GLN | – | |
| Intrastat – aankomst van goederen – land van herkomst | – | |
| Intrastat – aankomst van goederen – vervoerwijze | – | |
| Intrastat – aankomst van goederen – aard transactie | – | |
| Intrastat – verzending – land van bestemming | – | |
| Intrastat – verzending – vervoerswijze | – | |
| Intrastat – verzending – aard transactie | – | |
| ** Kortingen ** |
Korting per familie
In DBFACT zijn tal van plaatsen mogelijk waar men kortingen per familie kan registreren. Zo heb je een ‘standaardkortingsfiche’ of een ‘persoonlijke korting’.
Deze conversie is afhankelijk van tal van parameters, en kan onmogelijk in een standaard conversie voorzien worden.
De ‘persoonlijke groep kortingen ‘worden echter wel standaard geconverteerd:
| Sage 100 | DBFACT | Opmerking |
| Familie | De artikelgroep rechtstreeks gekoppeld aan de klant | |
| Korting | De korting in percentage (geen ‘extra korting’) |