Boekhoudplan (grootboekrekeningen)
Tip: veeg zo veel mogelijk boekjaren uit (behoud er bv. maximaal 3), zodat heel oude grootboekrekeningen ook via de grootboekrekening werklijst (8/3/1/1) kunnen verwijderd worden. Zo vermijd u dat deze rekeningen nodeloos mee geconverteerd worden.
In Sage 100 stelt u dat de rekening nummer met een minimum aantal van 6 posities (cijfers) wordt gebruikt. Indien gewenst, kunt u ook instellen dat u een variabel aantal wilt.
Alle grootboekrekeningen uit DBFACT worden één voor één overgebracht, met hun zes-cijferige code. De bestaande rekeningen in het dossier worden eventueel overschreven met informatie uit DBFACT.
Volgende gegevens worden overgebracht
Grootboekrekening nummer
| Sage 100 | DBFACT | Opmerking |
| Identificatie -algemene rekening | Tip: ofwel stelt u het dossier in met een vast aantal posities in de rekening (zes dus).
Bij Sage 100 gaat de voorkeur naar variabele lengte: 3 à 13 posities. Alle geconverteerde rekeningen beschikken dan over 6 posities. Daarna kunt u langere of kortere rekeningen aanmaken. |
|
| Type | Deze eigenschap bestaat niet in DBFACT. De standaard waarde is ‘Detail’, aangezien in DBFACT alleen detailrekeningen worden aangemaakt.
In Sage 100 heb je ook nog ’type = totaal’. Deze rekeningen worden gebruikt om voor rapporteringsdoeleinden verschillende rekeningen samen te brengen. In dat geval worden de eerste cijfers gebruikt als basis voor het groeperen. ‘Totaal’-rekeningen zijn typisch 2 posities of 3 posities lang. |
|
| Benaming | Omschrijving Nederlands | De lengte van het veld in DBFACT is 40 karakters, terwijl de Benaming in Sage 100 maximaal 35 karakters is. De rest van de karakters wordt automatisch afgekapt bij de conversie. |
| Afgekort | De afkorting wordt binnen Sage 100 gebruikt om beknoptere omschrijvingen toe te passen, en ook te kunnen zoeken via deze termen. Deze hoeven niet uniek te zijn. Indien niet ingevuld, zorgt Sage 100 zelf automatisch voor een invulling.
Tijdens de conversie plaatsen we hier de eerste 16 karakters van de benaming, en dit in hoofdletters. U kan deze afkorting te allen tijde nog aanpassen achteraf. |
|
| Shortcut | In Sage 100 wordt dit gebruikt om courante rekeningen uitermate snel te kiezen. In DBFACT bestaat dergelijke functie niet | |
| Kenmerken | ||
| Rekensoort | Technical: IBPNatureCompte
In de parameters bij SAge 100 (“over de onderneming”) vindt u bij ‘”algemene rekeningen” de mogelijkheid de rekeningsoorten in te geven. Technisch gezien wordt daar bepaald welke rekening in welke rekeningsoort terug moet gevonden worden. We kunnen hier ook spreken over de ‘klasses’ van rekeningen. 1 – 139ZZZZZ en 13 – 189ZZZZZ -> Kapitaal 14 -> Result – Balans (uitzondering op 1*) 20 – 279ZZZZZZ -> Vaste Activa 30 – 389ZZZZZ -> Voorraad 400 -> Klant of 400XXXXX 440 of 440ZZZZZ -> Leverancier 50 – 509ZZZZ – > Titel (ongebruikt in België) 53 – 559ZZZZZZ -> Bank 57 – 579ZZZZZZ -> Kas 6 – 629ZZZZZ -> Kosten 63 – 639ZZZZZ -> afschrijvingen 7 – 799ZZZZZZ -> Opbrengsten 89 – 899ZZZZ -> resultatenbeheer (niet gebruikt in Belgische boekhouding) Analytisch wordt er in normale omstandigheden niet meer zo geboekt) µ Bij de conversie wordt automatisch de juiste rekeningsoort door de import toegewezen. Dit volgens de criteria van de Belgische wetgeving. Indien geen enkele spelregel voldoet aan deze criteria, zal de Rekeningsoort automatisch leeg blijven. |
|
| Openingsoverdracht | Dit concept bestaat niet in DBFACT, maar logischerwijze doen we de volgende conversie:
1-5: saldo overdragen behalve… 40xxx allemaal ‘niet afgepunte boekingen overdragen 58xxxx ‘niet afgepunte boekingen overdragen 6-7: nooit overdragen
|
Er zijn meerdere manieren voor de overdracht:
Geen = er wordt niets overgedragen Saldo overgedragen = er wordt één boeking overgedragen met het saldo Niet afgepunte boekingen overdragen = alle detail-lijnen die niet afgepunte zijn worden één voor één apart overgedragen
|
| Code gekoppelde taks | ||
| Analytisch | Aangezien de analytische structuur van Sage 100 veel uitgebreider is, wordt dit niet standaard geconverteerd. Contacteer uw Sage 100 Partner voor eventuele speciale conversieplannen. | |
| Analytische boeking toestaan | Analytisch | In DBFACT kun je aanvinken of een rekening analytisch uitgesplitst wordt. |
| Vrije Velden | ||
| Vrije info | Specifieke informatie kan in een aparte conversie overgebracht worden. | |
| Notitieblok | ||
| Instellingen – verwerkingsopties | ||
| De valuta ingeven | Sage 100 beschikt over een volledige vreemde munt boekhouding. In DBFACT was deze functionaliteit niet aanwezig | |
| De vervaldatum en betalingswijze ingeven | Sage 100 beschikt over een genormaliseerd en flexibel boekhoudplan. Zo kan je voor klanten meerdere rekeningen hebben (sommige ondernemingen gebruiken aparte derden-rekeningen voor klanten in vreemden valuta.
Bij de conversie wordt daarom alleen voor de 400000 en de 440000 deze optie aangevinkt. Bij de creatie van het dossier bsstaat standaard deze rekening al, en is deze optie al aangevinkt |
|
| Automatische afpunting toestaan | Sage 100 kan op àlle rekeningen automatisch afpuntingen mogelijk maken. Dit wordt typisch aangevinkt bij de rekeningen voor derden. | |
| De derdenrekening ingeven | Tijdens het boeken kan men de derdenrekening ingeven. Dit kan zowel een klant, leverancier of zelfs een werknemer zijn. | |
| Hoeveelheid ingeven | ||
| In slaapstand | Niet zichtbaar in lijst | Een rekening die in DBFACT op ‘niet zichtbaar’ is gezet, wordt automatisch in slaapstand gezet in Sage 100. Tip: het is steeds beter zo veel mogelijk oude boekjaren uit te vegen in het DBFACT dossier, en daarbij oude grootboekrekeningen verwijderen. |
| Afdrukopties | ||
| Sprong bij afdruk | – | Regel of paginasprong bij afdruk. |
| Maandelijkse verzameling van boeking doorvoeren | Compacteren | De bedoeling van de optie ‘compacteren’ in DBFACT is om vooral lange lijsten van ‘evidente’ boekingen te vermijden. |
In de eerste plaats wordt de ‘bulk’ van de gegevens overgezet, zodat het intikwerk zo veel mogelijk vermeden wordt. De belangrijkste rekeningen moeten achteraf wat bijgewerkt worden, bv. voor analytische of de instellingen.