Doel

Binnen DBFACT worden heel wat gegevens bijgewerkt, die ook aan M-Files aangeleverd kunnen worden.

Zo worden volgende zaken doorgestuurd naar de M-Files document kluis, om optimaal te kunnen werken:

  1. Relaties (klanten en leveranciers) allemaal doorgestuurd naar  de M-Files kluis. Een relatie die gewijzigd wordt binnen het DBFACT dossier, wordt automatisch ook gewijzigd in M-Files, zodat deze informatie up to date blijft.
  2. Contactpersonen van relaties worden ook doorgestuurd, met e-mail adres etc. om automatisch te kunnen koppelen aan een relatie.
  3. Archief barcodes op documenten.

 

M-Files integratie

Bij de integratie van een M-Files dossier, wordt vanuit DBFACT de mogelijkheid geboden om een aantal functies uit te voeren. Zo gebeuren er volgende zaken

 

Archief barcode informatie doorsturen

Bij het bewaren van een document (prijsofferte, bestelbon klant, leverbon, factuur, bestelbon leverancier, receptiebon) en ook in de boekhouding (aankoopfactuur, financiëel document of diverse), wordt de archief barcode doorgestuurd.  Ieder document dat we ‘automatisch’ dan wensen te koppelen aan het document, moet deze barcode bevatten, en wordt via de scan-cyclus automatisch aan het juiste document gekoppeld binnen DBFACT.

 

Relatie bewaren

Bij het bewaren van een relatie wordt de relatie en de contactpersonen van de relatie automatisch bewaard. Een aparte ‘oplaadservice’ stuurt op geregelde tijdstippen deze informatie dan door naar de M-Files kluis.

 

Verkoopfacturen doorsturen

De mogelijkheid bestaat om de verkoopfacturen op regelmatige tijdstippen door te sturen naar de M-Files kluis. Deze worden daarbij ook automatisch met de juiste meta-data bewaard in M-Files.  Er wordt in DBFACT daarna bijgehouden welke verkoopfacturen effectief al verstuurd zijn, en welke niet.

 

 

 

 

Services die gebruikt worden voor de integratie

 

M-Files Metadata Uploader voor DBFACT

Dit programma houdt de SQL Server database in de gaten die door DBFACT gevoed wordt (tabel tblArchief, tblRelatie, tblContpers).   Als hier records toegevoegd worden, of gewijzigd, zal dit programma deze informatie automatisch opnemen, en via de M-Files webservices doorsturen.

Dit programma wordt daarom gebruikt als men DBFACT op een andere server plaatst dan waar M-Files geplaatst wordt.

Daarnaast detecteert het programma als er in tblUpload en een aparte DBFACT Watchfolder, een bestand wordt geplaatst.   De M-Files Metadata Uploader detecteert het bestand, en zal met de bijhorende informatie uit de tabel tblUpload het bestand overbrengen naar de watchfolder voor M-Files. Indien daarbij een barcode hoort, zal de bestandsnaam automatisch verlengd worden met het ‘_’ teken en de barcode, zodat de M-Files Folderwatcher deze informatie kan doorsturen naar M-Files met de verrijkte XML beschrijving.

 

M-Files Folderwatcher

Dit programma controleert op regelmatige tijdstippen een map, waar documenten in terechtkomen. Al daar een PDF of ander Office document in bewaard wordt (liefst ge-OCR’d), dan wordt de bestandsnaam geanalyseerd. Als op het einde van de bestandsnaam een ‘_’ teken staat, en daarna een archiefkey barcode, dan zal de M-Files Folderwatcher nakijken of de archiefkey bestaat in M-Files, zo ja, dan wordt het document overgebracht naar de ‘archiefkey’-map, samen met het bijhorende XML beschrijvingsbestand.  Daardoor kan M-Files automatisch het document bewaren, en klasseren met de juiste metadata.

Indien er geen barcode in de bestandsnaam staat, of deze is niet gevonden, wordt het document overgebracht naar de andere output-map, zonder beschrijvend XML bestand. In dat geval zal het document automatisch in de klasse ‘niet geklasseerd document’ terechtkomen.

De lengte van de barcode kun je in het programma zelf gaan instellen.

 

M-Files Metadata Updater

Dit programma gaat op regelmatige tijdstippen in de M-Files kluis onderzoeken of er documenten zijn die qua archief gegevens niet compleet zijn.  Vanaf dat een document met een bepaalde documentklasse (uit DBFACT) terug te vinden is, zonder complete gegevens,  dan worden deze gegevens vervolledig

Bv: een document van het type ‘aankoopfactuur’ bevat alleen het aankoopfactuur nummer.  De M-Files Metadata Updater zal dit document terugvinden, en automatisch de archiefkey en de rest van de metadata vervolledigen. Het enige wat dit programma nodig heeft is de klasse en het document nummer

 

DBFACT M-Files script integratie

Nadat de ‘integratie’ door uw partner is geïnstalleerd, kunt u best in het dossier volgende zaken gaan instellen:

  1. Kopieer het bestand in de ‘file’ (dossier) map,  bv.  N:\DBFACT\PCS   (PCS is dan het dossier, waar de firma-gegevens in komen)
  2. Onder menu 1/G/3  Extern script  verandert u het script “relatiecontroles”, met de volgende programmacode, zodat automatisch de relatie bewaard en doorgestuurd
  3. Onder menu 1/G/3 Extern script aanmaken “M-Files Integratie”   (inhoud: zie partner installation sheet)
  4. Onder menu 1/G/3 Extern script aanmaken “M-Files Verkoopfacturen doorsturen”   (inhoud: zie partner installation sheet)
  5. Maak dan voor de administratieve medewerker die dit moet uitvoeren, het ‘juiste knopje’ aan. Via rechtermuisklik op de favorietenbalk, kun je op de knop ‘nieuw’ drukken, kies daarboven dan voor ‘script’ en kies uit het lijstje van de scripts de twee gewenste scriptjes:  M-Files Integratie, en dan hetzelfde eronder voor M-Files verkoopfacturen doorsturen.
  6. Start het script ‘M-Files integratie’, en kies voor optie ‘parameters’. Daarin moet je instellen
    1. Vanaf wanneer de archiefkeys gebruikt worden (om ze te overlopen, en door te sturen.  typische filter:  [a_DocDat >= date() – 365 ]
    2. Vanaf wanneer de verkoopfacturen worden doorgestuurd  –  bv.     a_facdat >= {01/01/2016}
    3. Het pad waarin de documenten worden weggeschreven: dit is het pad dat door de M-Files Folderwatcher wordt gebruikt. Als de folderwatcher daar een document in terugvindt, dan controleert het of het de archiefkey in de documentnaam terugvindt, haalt daarvan alle informatie uit het archief, en plaatst die dan, samen met een beschrijvende XML file in de juiste map om door M-Files te laten inlezen.
    4. Batch grootte: dit is het maximum aantal documenten dat in één keer mag doorgestuurd worden. Als we hier 0 invullen, dan worden ALLE documenten in één beweging doorgestuurd. Hier adviseren we steeds bv. 500 documenten, of als je dit overdag doet, bv. 100 (vergeet niet dat PDF’s gegenereerd worden, dus dit neemt op uw server ook wel wat tijd in beslag).

Daarna test je een relatie:

  • F6 open een relatie, bewaar die, en kijk zeker na voor een relatie waar contactpersonen aan toegevoegd zijn. Er mag geen foutmelding komen, en de relatie informatie moet achteraf in M-Files terug te vinden zijn
  • Klik daarna op ‘M-Files integratie’, en klik op  4. doorsturen.  Een aantal facturen worden doorgestuurd.   Opgelet: als er documenten zijn die nog geen barcode hebben, worden deze automatisch overgeslagen !
  • Klik daarna op ‘M-Files Verkoopfacturen doorsturen’, en hetzelfde gebeurt dan volautomtasch.

 

Logging

In een submap van het DBFACT dossier (M-Files\) genoemd, wordt automatisch een logfile aangemaakt, waar foutmeldingen in terechtkomen. Bv. een document dat geen barcode heeft, kan niet opgeladen worden.  Ook andere opmerkingen komen in deze log-files terecht.