Klanten

In DBFACT zitten zowel de klanten, leveranciers als werknemers in één en hetzelfde relatie-bestand. Dit heeft tal van voordelen, maar voor het afschermen van informatie is dit een nadeel gebleken. In Sage 100 worden klanten en leveranciers daarom uitgesplitst.

Pro-Tip: veeg zo veel mogelijk boekjaren uit. Met speciale scripts (vraag na bij uw Sage partner) kunt u deze oude relaties verwijderen. Dat zorgt er voor dat u deze niet meer over moet brengen naar Sage 100.

Aangezien klanten en leveranciers moeten gesplitst worden voor Sage 100, worden volgende criteria gebruikt in de splitsing:

 

Voor klanten worden alle relaties overgebracht :

  • minstens één keer gebruikt zijn op een prijsofferte, bestelbon klant, servicerapport, kasverkoop, leveringsbon, consignatiebon,  verkoopfactuur of  creditnota
  • of vermeld staan op een helpdesk case of een actie
  • creatiedatum binnen de laatste 3 jaar (maar bv. nog geen document hebben, bij voorbeeld  potentiële relaties zonder documenten)
  • klanten met status 'historiek', maar die de laatste 3 jaar toch verkoopstransacties hebben gehad
Sage 100 DBFACT Opmerking
Identificatie    
Nummer (derdenrekening) Relatie nummer

 De relatie nummer uit DBFACT wordt overgezet naar Sage 100 als een vaste aantal cijfers.  346 wordt dan 00346, 12798 blijft dan 12798. 

Tip: na de conversie stelt u best in dat nieuwe klanten automatisch een hoger nummer krijgen.

Benaming  Relatie naam  Is maximaal 35 karakters lang. De langere namen uit DBFACT worden aldus 'afgekapt' naar 35 tekens.
Afkorting  De eerst karakters van de naam in hoofdletters

 De eerste tekens uit de benaming worden hier overgenomen. Dit veld wordt gebruikt om klanten in een andere volgorde over te brengen. Zo zal men bij 'garage janssens' hier alleen 'JANSSENS' willen invullen.

Deze functionaliteit was niet voorhanden in DBFACT.

Hoedanigheid  Titel -> omschrijving

In DBFACT wordt gewerkt met een 'code' voor de titel - deze aanspreking wordt overgenomen.

Indien de titel leeg is, blijft de hoedanigheid bij conversie ook leeg.

Collectieve rekening  400000 In DBFACT is daar geen keuze. Altijd dezelfde rekening wordt er gebruikt.
Gesprekspartner  Contact De contactpersoon op de klantenfiche in DBFACT wordt overgenomen.
Commentaar  Opmerking  Maximaal 35 tekens
     
Gegevens    
Adres  Adres  Maximaal 35 tekens
Aanvulling  Tweede adreslijn  Maximaal 35 tekens
Postcode  Postcode  In de postcode laten we de B- vallen, en houden we uitsluitend de 4 letters over van de postcode 
Stad  Stad  
Regio    
Land  uit landcode of als leeg, automatisch België  Dit is een lijstje dat automatisch ingevuld wordt bij creatie van de klantenfiche 
     
Telecommunicatie    
Telefoon  Telefoon 1 van de relatie-fiche  Indien de andere telefoonnumers ook gebruikt
Fax  Fax van relatie-fiche  
e-mail E-mail op relatie-fiche  Bij conversie wordt gechecked of het over een echt e-mail adres is (qua vormgeving). Indien niet, dan wordt het e-mail adres niet overgenomen. 
website Website  
     
registratienummer    
NACE code   De sectoren binnen DBFACT komen hiermee overeen, maar bevatten niet standaard de NACE codes.  Contacteer uw Sage partner om indien nodig hier bijkomende conversies te voorzien.
KBO-nummer

Het ondernemingsnummer uit DBFACT wordt hierin overgenomen. De nummer zonder 'BE' ervoor, en alle cijfers aan mekaar.

Buitenlandse BTW nummers worden hier niét overgenomen. Allen Belgische.  

KBO = kruispuntenbank. Het ondernemingsnummer wordt ingevuld voor alle Belgische BTW-klanten. Formaat = alle tien de cijfers achter mekaar.
Identificatie BTW

Alle BELGISCHE btw-nummers die een vinkje 'btw plichtig' hebben. én alle andere buitenlandse BTW-nummers

Alle klanten die btw-plichtig zijn, zowel binnen - and buitenland komen hierin te staan. BTW-nummer
     
Contacten   zie aparte beschrijving conversie contactpersonen
     
Tarief    
Aankoopcentrale -  Er bestaat hier geen equivalent voor in DBFACT.
Vertegenwoordiger Vertegenwoordiger De vertegenwoordiger is in Sage 100 apart geconverteerd. Indien op de relatiefiche van DBFACT ook een vertegenwoordiger staat, wordt deze hier overgebracht. 
Tariefcategorie  Soort Prijs / Extra Prijs

Indien een extra prijs wordt gekozen (R_XPRIJS?), wordt hier die tariefcategorie gekozen. 

Indien niet, dan wordt automatisch de keuze gemaakt uit de soort prijs. (R_SPRIJS)

     
Korting    
Kortingspercentage    Standaard kortingspercentage
Disconto %    Een financiële korting welke contractueel aan de klant wordt toegestaan wegens vervroegde betaling
Prct Overz.    Maandelijkse of trimesteriële korting, al naargelang uw keuze),
Prct P.R.E.J.    Eindejaarskorting
     
Korting per familie    Dit maakt deel van een aparte conversiestap
     
Bijzondere tarieven    Dit maakt deel van een aparte conversiestap
     
Leveringen  zie leveringsadressen  
     
Banken   In DBFACT kan je één bankrekening ingeven. Deze rekening wordt overgebracht. Ofwel is het een SWIFT rekening ofwel een IBAN. 
     
Vrije velden    
Vrije informatie    
     
     
     
     
 Statistische velden    
Relatiecode Relatiecode Een lijstje wordt opgebouwd, als statisch veld om het veld relatiecode uit DBFACT over te brengen
     
Bijgevoegde documenten    De documenten die aan een relatiefiche gekoppeld zijn (rechtstreeks)
     
Kredietwaardigheid Kredietlimiet  
Kredietverzekering Nummer factoring  
     
Agenda    
     
Instellingen - betalingsvoorwaarden    
Derde betaler    niet van toepasing in DBFACT. Je kunt in DBFACT wel een factuuradres instellen, maar dit is niet hetzelfde. 
Betalingsvoorwaarden zie betalingsvoorwaarden

in Sage 100 werkt men met betalingsmodellen. Deze modellen laten toe om een deel van het bedrag op een bepaalde manier te betalen, en de rest van het bedrag op een andere datum.  

De betalingsvoorwaarden worden uit DBFACT omgezet naar Sage 100. Zie daarvoor de aparte beschrijving. 

     
Instellingen - verwerkingsopties    
Ingave van document     
Depot    
Valuta    
Periodiciteit    
Shortcut    
EDI-Code In DBFACT kun je op relatie-niveau een GLN nummer ingeven. Dit wordt naar hier overgebracht. EDI communicatie gebruikt intensief EAN13 codes per adres. Deze code wordt hier ingegeven
ZaakCode   Standaard Project - in DBFACT niet voorhanden
Taal    
Voorrang Levering    
Transporttijd    
Eén factuur per leveringsbon    
Gedeeltelijke levering toestaan    
In slaapstand plaatsen    
Sluitingsperiode begin - einde    
Boekhouding   De boekhouding categorie wordt beschouwd als de bepaling of BTW nationaal / intracommunautair of internationaal is. 
     
Instellingen - Sage eInvoice   In DBFACT is dergelijke integratie niet voorzien. Gegevens kunnen daarom niet overgezet worden. 
     
Instellingen - Afdrukopties     
Aantal facturen Aantal facturen  
Default modellen  

In DBFACT kan je iets gelijkaardigs doen met persoonlijke lay-outs. Aangezien dit weinig gebruikt werd en bovendien op diverse manieren geïnterpreteerd, kan men dit niet 'zomaar' overbrengen. 

Contacteer uw Sage partner voor verduidelijking en eventuele bijkomende conversie. 

     
     

 

 

     
     
     
   
   
    Beperkt in lengte 35 tekens
    35 tekens maximaal
   

 Maximaal 8 tekens lang

Land is een drop-down keuzelijst

Plaats Tab Identificatie - Gegevens - Stad
Contactpersoon Tab Identificatie - Identificatie - Gesprekspartner
Tel 1 Tab Identificatie - Telecom - Telefoon
Tel 2
Tel 3
Fax Tab  Identificatie - Telecom - Fax
Opmerking Tab Identificatie - Identificatie - Commentaar
Vertegenwoordiger De vertegenwoordigers kunnen best eerst geconvereteerd worden. Daardoor kunnen deze hier alvast aan gekoppeld worden.
Sector  -  In Sage 100 wordt de NACE code gebruikt voor het aanduiden van de sector.  Deze kan dus niet uit DBFACT overgezet worden
Activiteit  -
e-mail  Tab Identificatie - Telecom - email
Status

 Tab Instellingen - Verwerkingsopties - In slaapstand plaatsen:

standaard uitgevinkt (normaal etc)

aangevinkt voor status = historiek

 Kan in DBFACT verschillende vormen aannemen, maar wordt nagenoeg uitsluitend gebruikt voor de 'historiek' klanten. Dit komt overeen met de 'slaapstand' van Sage 100
Taal

Tab Instellingen - Verwerkingsopties - Taal :

N = 'Geen taal'

F = 'Taal 1'

<andere>  = 'Taal 2'

 In Sage 100 wordt normaal géén taal ingesteld. Dit betekent dat de andere talen de 'extra talen' inhouden.  Als een DBFACT dossier in 'N'(Nederlands) staat, dan wordt voor N 'geen taal' gekozen, de extra 2 mogelijke talen worden dan  vastgelegd
Titel(code) Tab Identificatie - Identificatie - Hoedanigheid : opgelet, gelieve de 'omschrijving' uit de titels te halen en hier als tekst in te plaatsen De hoedanigheid in Sage 100 is een tekst veld.  De omschrijving van de titel moet daarom overgenomen worden uit DBFACT.
Relatiecode Tab Vrije Velden - Vrije informatie: er wordt een vrij veld aangemaakt waar de code in overgenomen wordt
Ondernemingsnummer Tab Identificatie - Identificatienummer BTW Dit is nog anders dan het KBO nummer
BTW plichtig

Indien BTW-plichtig wordt het BTW-nummer ingevuld in zowel het KBO nummer als het BTW nummer.

Indien NIET BTW-^lichtig wordt het BTW-nummer overgenomen in alleen het KBO nummer (en niét de BTW identificatie)

IBAN nummer Tab Banken - Bankrekeningnummer toevoegen. Bank naam = de bankrekeningnummer zelf
BIC wordt bij dezelfde bank toegevoegd
Divisie Optioneel als vrij veld (maatwerk) door te sturen
Geboortedatum -
Datum creatie -
** Klant **
Guid  -
Alternatief nummer  -
Betalingsvoorwaarde  Tab Instellingen - Betalingsvoorwaarden (model)
Kredietlimiet Tab Kredietwaardigheid - Toegestane limiet
Factoring nummer Tab Kredietwaardigheid -Kredietverzekering
BTW Soort

Tab Instellingen - Verwerkingsopties - Boekhoudkundige categorie

  • Verkoop nationaal
  • Verkoop IC
  • Verkoop Export

 Deze lijst kan ook aangepast worden in Sage 100, bv. voor gebruikers met medecontractant.

Locatie: ?

Factuurtekst  Er worden aparte lay-out modellen gebruikt om specifieke lay-outs te gebruiken voor bepaalde klanten  In de praktijk wordt deze functionaliteit nagenoeg uitsluitend gebruikt voor klanten als gemeentebesturen, of openbare besturen, voor de vermelding 'voor waar en echt verklaard voor de som van'.
Aantal facturen  Tab Instellingen - Afdrukopties - Aantal facturen
Soort prijs  Tab Tarief - Tariefcategorie Deze zijn op voorhand aangemaakt, volgens het geen in het Sage 100 dossier van toepassing is. Meestal zijn dat heel wat minder categoriën dan in DBFACT gedefiniëerd.
Interessecodes -
Bij collectief factureren

Tab Instellingen - Verwerkingsopties - :

één factuur per leveringsbon opmaken

 Alleen deze optie bestaat, maar dit is wel de belangrijkste. Immers voor meer en meer EDI omgevingen moet deze overeenkomst gegarandeerd worden.
Standaard transportwijze  Tab Leveringen: bij het 'default' leveringsadres wordt de transportwijze ingevuld

In Sage 100 wordt bij creatie van de klant, automatisch het leveringsadres aangemaakt. Er is m.a.w. altijd automatisch een leveringsadres voor een klant. In dit leveringsadres vermeld men de 'verzendingsvoorwaarde'

Deze lijst kan aangemaakt worden via parameters:

Route  -
Regionummer  -
Verwittigingsgedrag  -
Elektronisch factureren  -
** Leverancier **
 Klantnummer leverancier  Tab Instellingen - Sage Invoice - EDI-code andere
Betalingsvoorwaarde  Tab instellingen - betalingsvoorwaarden - Model toepassen dat gekozen is
Default BTW IC  -
Default status inkomende factuur  -
Grootboekrekening  -
Levertijd bewaking  -
** Memo **
Memo  Tab Vrije Velden - Bijgevoegde documenten - document toevoegen  Voor iedere klant maken we in de map van Sage een bestand Memo_<klantnr>.txt aan. Dit koppelen we bij de documenten.  Als benaming (de derde kolom) geven we 'Memo klant' in.
** Adressen **
 zie verder
** Contact **
** Extra **
Website  Tab Identificatie - Telecom - website
Website info -
Toegangsbeheer -
Paswoord -
Sluitingsdag en uur
Statistiek  -
Blokkeren  Tab Krediet - klant blokkeren
Mailing -
Geen fost Plus  -
Geen Milieuheffing  -
Milieuheffing in % (toepassen )  -
Credits  -
Verlaagde btw-voet  -
Verminderde btw-voet  -
Onda-ivk  -
Domiciliëringsnummer  (+ mandaat)  -
** Extra 2 **
Soort herinnering  -
E-mail bevestiging  -
SMS - bevestiging  -
Afstand in KM  -
Duur route  -
Prioriteit relatie  -
Graydon - datum laatste opvraging  -
Graydon - Rating  -
Graydon - Opmerking  -
GLN  -
Intrastat - aankomst van goederen - land van herkomst  -
Intrastat - aankomst van goederen - vervoerwijze  -
Intrastat - aankomst van goederen - aard transactie  -
Intrastat - verzending - land van bestemming  -
Intrastat - verzending - vervoerswijze  -
Intrastat - verzending - aard transactie  -
** Kortingen **

 

 

 

Korting per familie 

In DBFACT zijn tal van plaatsen mogelijk waar men kortingen per familie kan registreren.  Zo heb je een 'standaardkortingsfiche' of een 'persoonlijke korting'. 

Deze conversie is afhankelijk van tal van parameters, en kan onmogelijk in een standaard conversie voorzien worden.

De 'persoonlijke groep kortingen 'worden echter wel standaard geconverteerd:

Sage 100 DBFACT Opmerking
Familie De artikelgroep rechtstreeks gekoppeld aan de klant  
Korting De korting in percentage (geen 'extra korting')