Samenwerkingsvoorstel

Als u denkt dat computers alleen maar een noodzakelijk kwaad zijn in uw onderneming, hoeft u niet verder te lezen.  Als u daarentegen begrijpt dat informatica technologie (ICT) een belangrijk, misschien zelfs strategische rol in uw onderneming betekent, zal uw interesse gewekt zijn.

Ondanks het belang, is daar door KMO's in België de laatste jaren veel te weinig aandacht aan besteed.  Kijkt u eens rond in uw eigen onderneming, en stel eens een aantal vragen?

- Beschikt u over een inventaris van het computermateriaal in uw firma? 

- Weet u hoe uw gegevens in het computersystem beveiligd zijn?

- Welke internet toegang heeft uw bedrijf? 

- Welke gebruiker gebruikt welk programma in uw onderneming, en ... hoe?

Gezien het grote belang van ICT belangrijk dat u daarbij stilstaat. Essentieel daarbij is dat u een goed overzicht bewaart en ... de situatie zo eenvoudig mogelijk maakt. De kans is zeer groot dat u heel wat staan heeft dat u helemaal niet of totaal inefficiënt gebruikt. 

Via deze weg wordt u bewust van het belang van uw ICT.  Maak daarom eens een afspraak met één van onze contactpersonen. Zij kunnen uw situatie inschatten, en zullen u de nodige adviezen kunnen verstrekken.

Het omzetten van een ongestructureerde situatie naar een eenvoudige structuur vraagt overgang. Deze overgang moet goed voorbereid en gecoördineerd worden. Daarvoor leggen we een project vast.  Dit project wordt in volgende stappen aangepakt.  Daarbij krijgt de klant - indien gewenst - telkens op regelmatige basis de nodige informatie en feedback.

Behoefteanalyse
Een project wordt altijd eerst aangepakt via een behoefteanalyse. Daarin wordt in onderling overleg met de klant onderzocht wat zijn eigenlijke behoefte of problemen zijn. Immers, als zaakvoerder voelt u wel dat er iets schort, maar u kan niet direct de oplossing vertalen in een behoefte. Daarom dit dient gesprek met ervaren ICT mensen.
Uiteindelijk komt uit dit gesprek een duidelijke omschrijving naar boven wat precies het probleem is en eventueel ook hoe dat het best kan aangepakt worden. 
Onze mensen worden daarom getrained om telkens en veel meer te denken in functie van de manier van hoe ook u als directeur of zaakvoerder denkt: iedere investering of kost moet leiden tot een hogere productiviteit (efficiëntie) of meer informatie.
Want laat ons niet vergeten: dat is uiteindelijk het enige doel van ICT in uw onderneming.

Budgetofferte
Omdat aan iedere oplossing ook een kostenplaatje hangt, vinden we het belangrijk dat u als klant snel een inschatting heeft over de kost van het project.  Aangezien we dit zo goed mogelijk wensen in te schatten, sturen we desnoods een support engineer ter plaatse om de inschatting van het budget uit te voeren.

Daarvoor hebben we een aantal rekenbladen ontwikkeld, zodat we snel tot een raming van de grootte kunnen ingaan. Zo kunt u snel prioriteiten in uw investeringen gaan bepalen. Als mogelijk kan ook voorgesteld worden in welke mate het project in fazen kan uitgevoerd worden. Bij fasering is, gezien de verlengde installatie wel meestal een meerkost nodig. Anderzijds biedt het meer rust tijdens de overgang. Dit afwegen doen we samen met de klant.

Defailofferte

U ziet de noodzaak van het project in. Om duidelijke afspraken te maken wordt er dan een detailofferte gemaakt, en besproken met u als klant.  Na het overlopen van de diverse punten op de offerte (waar eventueel nog keuzes gemaakt kunnen worden), komenw e tot een akkoord voor uitvoering. Een eerste schatting qua planning wordt vooropgesteld. 

Planning is enorm belangrijk. Immers, we moeten zelf de levering van het materiaal voorzien, Duidelijk afspreken met alle betrokken medewerkers hoe de integratie gebeurt met het bestaande systeem. Met alle afdelingen afspreken wanneer ze het minst gestoord zullen worden bij de overgang.  Zo kunnen medewerkers in hun planning daar ook al mee rekening houden (en bv. bepaalde dringende taken prioriteit geven).

Bevestiging

U gaat akkoord met de offerte. Er wordt een bestelling opgemaakt en een voorschotfactuur van 30 % op het project opgesteld. Vanaf dan wordt het project toegewezen aan een interne projectleider, die alles nu technisch coördineert. Zijn eerste stappen zijn

a) Gedetailleerde inventaris van de bestaande situatie

b) Dubbele controle op de vooropgestelde implementatie

c) Bespreking met de verantwoordelijken (zaakvoerder etc) als bevestiging van de implementatie

d) Eventueel afspraken rond werkvergaderingen, desnoods met de toegewezen onderaannemers die in het project betrokken zijn.

e) Eventueel down-time wordt expliciet medegedeeld aan de klant, zodat ze intern hun administratie perfect kunnen afstemmen op de overgang in het systeem.

f) Afspraken rond coördinatie met onderaannemers van het project worden duidelijk op papier gezet.

Als vuistregel moet er gerekend worden dat minimum 4 à 6 weken nodig zijn vooraleer een installatie kan uitgevoerd worden. Er komt immers heel wat voorbereiding aan te pas.

Pre-installatie
PCS maakt er een erezaak van om zeer ver te gaan in de voorbereiding van een project.  Bijna alles wat op voorhand kan gedaan worden voor 'I-day', de start van de installatie bij de klant, wordt in onze atelier uitgevoerd.
Beschouw het als een goed restaurant. Achter de schermen zijn tientallen mensen (techniekers, administratie), alles netjes op mekaar aan het afstemmen, zodat het belangrijkste doel kan bereikt worden: een vlotte installatie.
Servers, complexe werkstations, geavanceerde printers, firewalls... het wordt allemaal zo ver mogelijk voorbereid.

Op deze manier vermijden we ook de meeste stress uit de organisatie. Aangezien zover mogelijk buiten het bedrijf wordt voorbereid, is de dagdagelijkse bezigheid in de onderneming niet gestoord. Pas als de installatie ter plaatse gebeurt, beginnen medewerkers te zien dat er aanpassingen worden uitgevoerd. 

Installatie
Bij alle voorgaande stappen proberen we de impact op de organisatie te minimaliseren. Hoe langer we de stress uit een onderneming kunnen houden wegens de veranderingen, hoe beter.
Alle materiaal wordt op korte termijn geleverd, en er wordt er voor gezorgd dat een maximum aan mensen tegerlijkertijd de implementatie verzorgt.

Opstart 'I-Day'
Veel projecten zijn immers een vervanging van een oud systeem. Op een bepaald moment wordt 'groen licht' gegeven. Vanaf dan is alles overgezet, en worden de gebruikers aangemaand het oude systeem links te laten liggen, en het nieuwe systeem te gebruiken. De techniekers blijven standby om iedereen te allen tijde te helpen met vragen, kleine aanpassingen, begeleiding.

Opleiding / begeleiding

Bij de start van het project wordt ook over opleiding gesproken. Het heeft weinig zin te investeren in een prachtig systeem indien men niet de garantie kan geven dat het ook goed gebruikt zal worden. Ook daarvoor wordt gezorgd. Alle facetten van een installatie komen aan bod, en er wordt samen bepaald welke mensen een uitleg of opleiding nodig hebben, afhankelijk van de taken die ze met het nieuwe systeem zullen uitvoeren, of de verantwoordelijkheid die ze over de werking van het systeem hebben.
Opleiding is trouwens geen eenmalig gebeuren. Opleiding is nodig, zeker kort voor en na de installatie. Ook in een latere faze is terugkerende opleiding van groot belang. Zo ontdekken we dat de gegeven opleidingen ook in de praktijk worden gezet, op de juiste manier wordt gebruikt en tenslotte bijgestuurd waar nodig. 

Oplevering
Een maand na de installatie wordt de oplevering verzorgd. Er wordt overlopen of het materiaal allemaal geleverd is, en voldoet aan de wensen van u, de klant.  Zaken die niet volledig naar voldoening werken, worden besproken, en een oplossing wordt aangeboden.
Tegelijkertijd wordt ook de afrekening overlopen, zodat de klant zelf niet onnodig veel tijd moet steken in het controleren, en uitzoeken wat veel van die technische dingen allemaal zijn.
De interne mensen die verantwoordelijk zijn voor de verdere opvolging van het systeem, worden nogmaals gebriefd.

Nalevering
Hetgeen besproken is bij de oplevering wordt apart bijgehouden. Punt na punt worden deze afgewerkt, totdat de klant definitief weet dat alles perfect is zoals gewenst is. Ook de bijjkomende wensen worden tegelijkertijd gerealiseerd volgens planning.

Nazorg en kwaliteitsgarantie
Een IT of IP installatie is continu in beweging, niet in het minst door dat gebruikers er zaken aanpassen, maar ook door externe factoren, zoals wijzigingen in het internet, of andere bedreigingen.
Dergelijke systemen moeten regelmatig (of zelfs continu) gemonitorred worden. PCS zorgt voor de nodige acties om dit onderhoud te verzorgen. Daarvoor bestaan diverse oplossingen.

Uiteindelijk willen we een zeer belangrijke garantie bieden:

- uw verwachtingen worden ingelost
- u weet dat u een kostenefficiënte en betrouwbare oplossing heeft gekozen